Virtuelle Universal Projekte

Initialisierung und Durchführung eines Universal-Implementierungsprojektes aus der Ferne

Nach gründlicher Evaluation von Consor Universal hat unser neuster Kunde, ein renommierter Versicherer aus Norddeutschland, im Februar 2020 einen Grundsatzentscheid zur Einführung von Consor Universal gefällt. Teil dieses Entscheids war, dass unser etablierter und bewährter Partner BearingPoint das Implementierungsprojekt begleiten und unterstützen soll.

Kurz danach wurden sowohl in Deutschland als auch in der Schweiz aufgrund der Corona-Pandemie bekanntlich «Lockdowns» verordnet. Alle beteiligten Parteien waren stets davon ausgegangen, dass das Projekt mindestens teilweise «on-site» beim Versicherer stattfinden würde, dass also z. B. Workshops und Sitzungen in Person durchgeführt werden könnten. Dies war nun nicht mehr denkbar.

Im Folgenden möchten wir über die gemachten Erfahrungen während der Projektinitialisierung und der ersten Phase des Umsetzungsprojektes – das im Übrigen noch läuft – berichten.

Alle drei Parteien waren sich rasch einig, dass eine Verschiebung des Projektes keine Option war und es auch möglich sein müsste, das Projekt «remote» zu starten bzw. durchzuführen – auch wenn dies für alle eine neue Erfahrung sein würde. Entsprechend wurden eifrig physisch angesetzte Termin und Workshops auf Videokonferenz-Sessions umgestellt.

Regeln und Tooling

Dabei hat man rasch gemerkt, wie wichtig es ist, gewisse Regeln für solche Online-Sessions festzulegen, insbesondere in grösseren Runden. In der Zwischenzeit haben wir uns diese alle verinnerlicht, sodass wir z.B. automatisch unsere Mikrophone stummschalten, wenn wir gerade nicht sprechen, oder unsere Kameras deaktivieren, um Bandbreite zu sparen. Es hat sich in der Zwischenzeit auch durchgesetzt, dass man bei (längeren) virtuellen Sitzungen Pausen einlegt oder diese in kleinere Blöcke/Sitzungen unterteilt – denn virtuelle Meetings sind durchaus ermüdend!

Ebenfalls haben wir festgestellt, dass eine gute Vorbereitung und Strukturierung von Workshops noch wichtiger sind, wenn diese virtuell stattfinden. In den Workshops kamen auch neuartige Hilfsmittel wie virtuelle Metaplanwände zum Einsatz, um Prozessabläufe besser zu verstehen und anschließend gemeinsam neue Abläufe zu erarbeiten und abzustimmen.

Virtuelle Sitzungen bieten noch weitere Vorteile. So können z.B. Informations- oder Schulungsveranstaltungen aufgezeichnet werden, sodass Teilnehmer, die verhindert sind, die Informationen später holen bzw.  die Lektionen zu einem späteren Zeitpunkt nachholen können. Und dies, ohne den bei einer physischen Veranstaltung zusätzlichen Aufwand, z.B. für ein Setup von Kameras.

Natürlich sind ein entsprechendes Tooling und eine gute Infrastruktur für die Remote-Zusammenarbeit essentiell. Dieses war in unserem Falle glücklicherweise bereits vorhanden, und musste nur noch einzeln optimiert werden, sodass man z.B. trotz aktiver VPN-Verbindung noch mit anderen Tools arbeiten konnte. Ausserdem muss an dieser Stelle erwähnt werden, dass sich glücklicherweise alle Beteiligten bereits im Rahmen der Evaluation Ende 2019 mehrfach persönlich getroffen hatten und  dabei gute persönliche Beziehungen aufbauen konnten. Dies war und ist ein entscheidender Vorteil – vom etablierten Vertrauen zwischen den verschiedenen Projektmitgliedern profitieren wir noch heute.

Vorteile

Im Gegensatz zu klassischen Near- oder Offshore-Projekten teilen wir bei diesem Projekt eine gemeinsame Sprache und eine gemeinsame Kultur und sind darüber hinaus in derselben Zeitzone tätig. Dies hat sicher auch zum guten Gelingen der Zusammenarbeit beigetragen. Trotzdem hat man auch hier einen erhöhten Kommunikationsbedarf, da, ein Teil der inoffiziellen, spontanen Austausche z.B. beim Kaffee wegfallen, wenn die Projektmitglieder verteilt arbeiten. Und dies betrifft nicht nur die drei involvierten Partner als Ganzes, sondern alle beteiligten Personen einzeln, die zumindest initial fast ausschliesslich im Home Office tätig waren. Entsprechend ist es wichtig, Sitzungsprotokolle, Projektbeschlüsse usw. schriftlich festzuhalten und auch gut zu verteilen.

Ganz allgemein haben wir festgestellt, dass in der aktuellen Situation eine erhöhte Flexibilität notwendig ist. So mussten Schulungen aufgrund abgesagter Flüge kurzfristig neu geplant werden bzw. diese von physisch auf remote umgestellt werden.

Was sich bereits in anderen Projekten wie auch in diesem speziellen Fall sehr gut bewährt hat, ist ein agiles Vorgehen mit kurzen Iterationen: Die Applikation wird den Anwendern bereits frühzeitig vorgestellt und ihnen für Tests zur Verfügung gestellt, damit sie erste Erfahrungen mit der Benutzeroberfläche sammeln und Feedback geben können. Dies hat remote mindestens so gut geklappt wie im Präsenzmodus.

Fazit

6 Monate nach Projekt-Kickoff kann man klar sagen, dass

• die Projektinitialisierung gut geklappt hat,
• die Zusammenarbeit erfolgreich ist und
• die Effizienz und der Projektfortschritt hoch sind.

Das Projekt liegt nach wie vor im Plan und alle Beteiligten freuen sich über den Fortschritt, der gemeinsam erzielt wird.

Das richtige Tooling und etwas Flexibilität allerseits vorausgesetzt, ist es absolut machbar, ein Consor Universal Implementierungsprojekt remote zu initialisieren und erfolgreich anzupacken.

Möchten Sie mehr darüber erfahren? Nehmen Sie mit uns Kontakt auf.